Puede parecer un momento extraño para hablar de “lugares de trabajo” dadas las interrupciones laborales causadas por la pandemia covid-19. No obstante, las instalaciones físicas y sus habilitadores tecnológicos no deben considerarse historia antigua. Si se toman suficientes precauciones de seguridad, la gente comenzará a volver a las oficinas. Por lo tanto, este es en realidad un excelente momento para pensar en cómo las organizaciones utilizarán más eficazmente la tecnología y los espacios de trabajo para apoyar los nuevos modelos laborales que aparecerán en el mundo post pandemia.
Por ejemplo, con arreglos de trabajo más flexibles viene la capacidad de aumentar los índices de ocupación y disminuir el espacio de piso a través de la adopción de ambientes de trabajo basados en actividades. También es probable que el tipo de trabajo realizado en la oficina cambie de énfasis, pasando del trabajo enfocado (que puede realizarse fuera de la oficina) al trabajo de colaboración, que requiere pasar tiempo físicamente con los compañeros.
Para llevar a cabo con éxito este cambio en términos de experiencia de los empleados y de reducción del espacio (y ahorro de costes) se requiere de una tecnología de apoyo fácil de usar. Esta tecnología irá junto con los procesos y sistemas que pueden permitir la eficiencia en el uso del tiempo de las personas, así como el uso del espacio. Los sistemas de reserva de espacio para salas y espacios de trabajo con detección de la ocupación en tiempo real permitirán a los trabajadores basados en la actividad (los que elijan entre una variedad de entornos según la naturaleza de lo que estén haciendo) asegurar el espacio antes de llegar a la oficina, así como liberar espacio automáticamente si no se reclama.
La misma tecnología también puede ayudar a hacer cumplir los límites revisados de ocupación máxima de espacio que probablemente se derivarán de los nuevos requisitos de distanciamiento social. Un espacio de reunión altamente funcional para la colaboración requerirá una tecnología que permita la integración en tiempo real tanto del trabajo en persona como del trabajo virtual, es decir, tanto de los que están en la oficina como de los que están en casa. Los sistemas de localización de personas y lugares pueden ayudar a apoyar el estilo de trabajo basado en actividades y actuar como plataforma para la localización de contactos tanto de personas como de lugares. La salud y la seguridad serán una prioridad máxima. Es probable que se redacten nuevas políticas y se utilicen tecnologías para ayudar a aplicarlas.
Existen abundantes ejemplos de innovación en la esfera de la optimización del lugar de trabajo y el apoyo al rendimiento, como las tecnologías werarables y los instrumentos de conferencia y colaboración cada vez más sofisticados. Pero en general, esas innovaciones se han desarrollado en silos como logros principalmente tecnológicos. Lo que realmente se necesita es un enfoque más holístico para crear un lugar de trabajo inteligente, uno con tecnologías que funcionen como la gente trabaja. Un lugar de trabajo de este tipo integra tecnologías centradas en las personas y en su forma de trabajar, como sensores, cámaras, sistemas de programación y reserva, señalización digital, iluminación conectada y sistemas de audio y videoconferencia.
Ya sea que se trate de construir una nueva oficina de última generación, renovar una planta existente, resolver problemas de disponibilidad de salas de reuniones o recopilar datos precisos sobre la utilización del espacio, un lugar de trabajo inteligente puede mejorar la experiencia de los trabajadores y los invitados, al tiempo que mejora las operaciones.
Aumentar la productividad: El lugar de trabajo inteligente tiene el poder de mejorar múltiples medidas de rendimiento, desde los beneficios tangibles como la productividad o la utilización de bienes inmuebles hasta los intangibles como la satisfacción y el compromiso de los empleados.
De todo el dinero que las organizaciones gastan en el funcionamiento de un lugar de trabajo, el mayor costo es el tiempo de las personas. Al comenzar por las personas –quiénes son y qué están haciendo dentro de su espacio de trabajo– los sistemas y tecnologías pueden integrarse a su alrededor para ayudar, en lugar de obstaculizar, sus flujos de trabajo diarios. Los empleados pueden participar más y ser más productivos, y al mismo tiempo permitir que las organizaciones obtengan datos y conocimientos previamente inaccesibles, para tomar decisiones informadas ahora y en el futuro.
El covid-19 se ha convertido en una oportunidad de transformación para las empresas. Y el lugar de trabajo no es la excepción. El momento de avanzar es ahora .
Marco Ribas